エクセル:セルの中の不要な文字を置換(削除)する【SUBSTITUTE関数】

●セルの中の不要な文字を削除する【SUBSTITUTE関数】
「SUBSTITUTE関数」は文字列中の指定された文字列を他の文字列に置き換えます。
ここでは特定の文字を削除してしまいたいので、「特定の文字を空白に置き換える」と考えると削除したことと同じになります。

2016112401.jpg

↑「B欄」①の「●いろは」という文字だけを置換(削除)したい場合

2016112402.jpg列を挿入します。
(ここでは「C列」に挿入しました。)

2016112403.jpg①削除後の文字列を入力するセルをクリックします。

②数式バーの「fx(関数の挿入)」をクリックします。

「関数名」一覧に「SUBSTITUTE」が表示されていない場合は③「関数の分類」欄を「すべて表示」にします。

④「SUBSTITUTE」を選択して ⑤「OK」をクリックします。

2016112404.jpg「関数の因数」ダイアログが表示されます。

①「文字列」→置換したい文字列が入っている元のセル(ここではB2)をクリックします。

②「検索文字列」→置換したい文字列を入力します。

③「置換文字列」→置換後の文字列を入力します。ここでは「空白」に置換するので「""」となります。

※「置換対象」欄は同じ文字列が複数ある場合に、何番目の文字列を置き換えるかを指定します。(後述)
空欄の場合は①の「文字列欄」内に複数同じものがある場合全て置き換えるので、全て置換の場合は省略(空欄のまま)します。

2016112405.jpgこれで、このように不要な文字列がなくなりました。


↑「B欄」①の「●いろは」と②の「(ABC加工)」いう2つの文字列を置換(削除)したい場合
2016112406.jpg

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,"●いろは",""),"(ABC加工)","")

と記入します。

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エクセル:表の見出しをすべてのページに印刷

2016090901.jpgエクセルで一覧表を印刷した場合、1ページ目には項目名が印刷されますが、2ページ目以降は項目名が印刷されず、見づらい状態になります。

すべての印刷ページに項目名なども入れたい場合は、「ページレイアウト」で設定することができます。

2016090902.jpg「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」をクリックします。

2016090903.jpg「シート」タブが開きますので、「印刷タイトル」の欄(ここでは「タイトル行」)の右端のアイコン2016090905.jpgをクリックします。

2016090904.jpgシート上のタイトルにしたい行をクリックすると、指定した行は点線で囲まれ、「行のタイトル」入力欄には選択した行番号が表示されます。

右端のアイコン2016090905.jpgをクリックし、元の「ページ設定」画面に戻ります。

2016090906.jpg「タイトル行」に選択した行が入力されていることを確認して、「OK」をクリックします。

2016090907.jpgこれは印刷プレビュー画面ですが、2ページ目にも項目名が印刷されるようになりました。

複数行や、列、または行列両方など、印刷の際、全ページに印刷したい項目を設定できます。

エクセルでシートを別のブックに移動(コピー)

エクセルでシートを別のエクセルファイルのブックに移動したりコピーしたりする方法です。
例えば、「1」と「2」というエクセルファイルがあり、「2」のファイルのシートを「1」にコピー(または移動)する場合の説明です。
簡単なものであればシートをコピーして貼り付けるだけでも可能ですが、行や列の大きさが違っている場合その通りに貼り付けられず手間がかかります。

2016090702.jpgコピー(移動)元・コピー(移動)先のファイルの両方を開きます。
どちらのファイルでも良いので、「表示」タブ→「整列」→「上下に並べて表示」または「左右に並べて表示」にチェック→「OK」をクリックし、画面に両方を並べます。

(「整列」させなくても、コピー(移動)元・コピー(移動)先のファイルが同時に開いていればできますが、ここでは「整列」させたほうがわかりやすいため、「整列」を使用しました。)

2016090701.jpg移動方法
移動させたいファイルのシートのタブをクリックして、そのまま移動先のファイルにドラッグします。
2016090703.jpg ←アイコンはこのようになります。
コピー方法
「Ctrl」キーを押したまま、コピーしたいファイルのタブをクリックして、そのままコピー先のファイルにドラッグします。
  2016090704.jpg ←アイコンはこのようになります。

2016090705.jpg以上の手順で別ファイルのシートをコピー(移動)することができました。


エクセル 上書き保存の時にバックアップファイルを自動的に作成する

私がよくやるEXCELの失敗……毎月の集計に使っているエクセルファイル…
前月に使ったものを開いて、今月のデータを入力して「名前をつけて保存」するつもりを、ついうっかりと「上書き保存」してしまい、前月のデータを見ようと開いてみると……あららら……(T_T)

その場で気がついたなら(入力回数が少なければ)「元に戻す」を繰り返すことで元に戻して再度保存…ということもできるのでしょうが、入力回数が多かった場合や、無意識にやってしまっているので気が付かず上書き保存してしまったにもかかわらず、別途「名前をつけて保存」したファイルまで作ってしまい、後日それに気がついた場合なんて復元不可ですからね。

ショックですよ…そうなってしまったあとのファイルを開いた時の喪失感…ときたら………。
また前月のデータを拾って作り直して保存……という、とっても二度手間なことをやったりなんかしております……(T_T)

こういうことを回避するために「バックアップファイルを作成する」という機能があります。

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エクセル2016のファイルにパスワードをかけて保存

エクセルファイルにパスワードをかける方法です。
パスワードがわからないとファイルを開くことができなくなります。

2016080301.jpg「名前をつけて保存」をクリック
ファイル名を入力します
「その他のオプション」をクリック

2016080302.jpg保存の詳細画面が出てきます。
「ツール」をクリック
出てきた選択肢から「全般オプション」をクリック

2016080303.jpg「全般オプション」の詳細が出てきます。
「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」にパスワードを入力します。
「OK」をクリック。

※「読み取りパスワード」→ファイルを開くときに必要です。
 「書き込みパスワード」→ファイルを上書き保存するときに必要です。

「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」の両方にパスワードを入力すると、ファイルを開くときも上書き保存するときもパスワードが必要になります。

「読み取りパスワード」の方にだけパスワードを入力すると、ファイルを開くときだけにパスワードを尋ねられ、上書き保存はパスワード無しでできます。

「書き込みパスワード」の方にだけパスワードを入力すると、ファイルを開くときに(書き込み)パスワードを尋ねられますが、パスワードを入力しなくても「読み取り専用」をクリックするとファイルを開くことはできます。
ただし、「読み取り専用」で開いた場合は上書き保存はできません。
(別ファイルとして「名前をつけて保存」はできます。)

2016080304.jpg「パスワードの確認」に入力したパスワードを再度入れます。
「読み取り」「書き込み」両方にパスワードを入力した場合は、確認画面が2回出てきますので、それぞれのパスワードを再入力します。

「OK」をクリック

2016080306.jpg「保存」画面に戻るので「保存」をクリックして完了です。


パスワードを変更したり、削除する場合は同様の手順でパスワードの設定画面を出し、変更するパスワードを入力しなおします。
削除する場合はパスワード欄を空白にします。

エクセルで計算式を入力するとき「=」の代わりに「+」で

2016080204.jpgエクセルで計算式を入力する場合、まず「=」を入力してから数式を入れますよね。

ところが…この「=」の入力が面倒くさいんです( *´艸`)

2016080201.jpg最近はノートパソコンもキーボードにテンキーが付いている場合がほとんどです。
でも、テンキーに「=」はついてないんですよね。
(付いているノートPCもあるのかしら? 私はお目にかかったことがないですが…。)

「=」を入力しようと思ったら「Shift」キーと「ほ」キーを一緒に押さないと「=」になりません。
つまり…「=」の入力には2アクション必要なんですね。
「+」キーはテンキーについていますので1アクションです。

2016080205.jpgでも、「=」の代わりに「+」で代用してもちゃんと計算できるのです。

例えば…「=1+2+3」と入力したい場合、「+1+2+3」で計算されるのです。
「=2*5」の場合も「+2*5」でOK、「=20/5」の場合でも「+20/5」でOK。

「=」の代わりに「+」を使うと作業がはかどりますよ。

2016080202.jpg別売の(?)テンキーだと「=」が付いているものもあるんですけどね……。

ちなみに←画像のテンキーは計算機にもなり、USBハブもついていてとっても便利なテンキーでした。
今はパソコンキーにテンキーが付いているので使っていませんが…(^.^;


エクセルの表をコピペしたら行・列が崩れちゃった

エクセルの表をコピーして、同じものを使おうと新規でペーストしたら行・列の幅がデフォルト状態になり、崩れてしまった……なんてことありませんか?

画像の左側がコピー元、右側が貼り付けたものです。
(サンプルファイルはエクセルのオンラインテンプレートから拝借してきました。)
ただ貼り付けただけでは全然違います…(T_T)

こういう場面に遭遇した時のショック……(T_T)
一つ一つ手作業で列幅や行の高さを変更したりなんかしていませんか?

ちゃんと行も列も簡単に貼り付けできますのでその方法を記事にしておきます。


» 続きを読む…

エクセルのファイルサイズが肥大化

2016072801.jpg通常エクセルのサイズってそんなに大きくないはず。
ところがある日気が付くとものすごく大きなサイズに変身してしまっています。

例えば…このサンプルでは通常70KBほどのファイルが、いつの間にやら7.9MB…と100倍以上にも肥大化してしまっています。

中身は全く同じなんです。
いえ、正確には「同じに見えます」です。

2016072802.jpg大きくなったファイルを開いてみると、スクロールバーが小さくなっていて、かなりの行数(または列数)の「データ」があることがわかります。

2016072803.jpgこのサンプルでは見た目「695行/Q列」までですが……






「Ctrl」キー+「End」キーでデータの最終を探しだしてみると、実は「6155行/SBA列」まで何らかの見えないデータが入っているのです。

このような場合は、必要なデータのみにしてやれば通常のファイルサイズに戻ります。

必要な部分を範囲選択して、新規のブックを開き、貼り付けます。
貼り付けた時に、右クリックして「形式を選択して貼り付け」→「元の列幅を保持」をクリックすると、コピー元の列幅がそのまま貼り付けられます。

新しく作ったデータを保存すると、サイズが小さくなった(通常のサイズに戻った)ファイルになります。

エクセル2016のリボンバーが消えちゃった

2016072701.jpgエクセルの表示は通常「リボン」と呼ばれるツールバーがあります。

たぶん何かの拍子にリボンバーの右端の2016-07-27_12h22_00.jpg「リボンを折りたたむ」を触ってしまったのではないかと思うのですが…

2016072702.jpgこんな風に…突然消えたりなんかして……。

2016072704.jpgそんな時はウィンドウ右上部、「_(最小化)・□(最大化)・☓(閉じる)」の左側にある2016-07-27_12h29_23.jpg「リボンの表示オプション」をクリックします。

リボンの表示方法の選択肢が出てきますので、一番下の「タブとコマンドの表示」をクリックすると元に戻ります。


エクセルで図やテキストボックスを印刷しない方法

2016022004.jpgエクセルのフォーマットも自分だけが使うのであれば、使い方を書いた「説明書き」や「注意書き」などは必要ではないでしょうが、複数の人が使う場合、目立つように説明書きがあればよくわかっていいですよね。

2016022006.jpgでも…通常だと印刷するとき、この「注意書き」も一緒に印刷されてしまいます。

(←印刷プレビュー画面で確認。)

2016022007.jpgパソコン画面上では「説明書き」は表示されているけれど、印刷では表示されないと便利な時があります。
その設定方法です。


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プロフィール

れん

管理人:れん
写真は下手の横好き。
そのせいか、画像編集ソフトで写真を弄ぶのも大好き♪
思いついたことを気の向くままに書いています。
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